PowerPoint est l’une des applications de présentation les plus importantes au monde en termes de base d’utilisateurs. Des millions d’utilisateurs se servent de PowerPoint pour créer des diaporamas visuellement attrayants qui intègrent divers éléments multimédias. Comme les présentations présentent des informations à des personnes, de nombreux utilisateurs partagent leurs documents PowerPoint par courrier électronique et par des services de stockage en nuage. Cependant, de nombreux utilisateurs ont besoin de partager leurs diaporamas PP uniquement à des fins de visualisation, et non d’édition.
Heureusement, Microsoft reconnaît que certains utilisateurs auront besoin d’appliquer une protection d’édition aux documents PowerPoint avant de les partager. Par conséquent, PowerPoint et d’autres applications de la suite MS Office comprennent de nombreux paramètres de protection intégrés que les utilisateurs peuvent sélectionner pour protéger leurs documents partagés contre toute modification indésirable. Grâce à ces options intégrées de protection de l’édition, les utilisateurs peuvent appliquer divers degrés de restrictions d’édition aux présentations PowerPoint.
Outre les options intégrées de PowerPoint, il existe quelques autres moyens pour les utilisateurs de protéger leurs présentations contre les modifications. Il y a donc plus d’une façon d’écorcher un chat, pour ainsi dire, lorsqu’il s’agit d’appliquer une protection de montage aux diaporamas. Voici comment protéger une présentation PowerPoint contre les modifications grâce à six méthodes alternatives.
Méthode 1. Marquer la présentation PowerPoint comme une version finale
Cette première méthode consiste à appliquer un message « Marqué comme final » qui décourage les destinataires d’appliquer une protection contre les modifications aux présentations partagées. Cependant, les utilisateurs peuvent toujours appliquer l’édition en cliquant sur son option « Edit Anyway ». Ainsi, le fait de marquer un document comme final n’équivaut pas exactement à une protection de l’édition. Pourtant, cette option est suffisante pour les utilisateurs qui ont seulement besoin d’informer les destinataires des fichiers qu’ils ont reçu des versions finales des documents pour lesquelles aucune modification n’est attendue. Vous pouvez marquer un document PowerPoint comme final de la manière suivante.
Étape 1 : Ouvrez un diaporama à marquer comme final dans PowerPoint, et sélectionnez l’onglet Fichier.
Étape 2 : Cliquez sur « Info » à gauche de l’onglet « Fichier » pour ouvrir les options montrées directement ci-dessous.
Étape 3 : Appuyez ensuite sur le bouton « Protéger la présentation » pour ouvrir le menu déroulant dans la capture d’écran ci-dessous.
Étape 4 : Ensuite, sélectionnez l’option « Marquer comme final ».
Étape 5 : Cliquez sur « OK » pour confirmer l’option sélectionnée.
Étape 6 : Une fenêtre de dialogue s’ouvre alors, contenant un message qui dit : « Ce document a été marqué comme final pour indiquer que l’édition est terminée et qu’il s’agit de la version finale du document ». Sélectionnez l’option « OK » dans cette fenêtre de dialogue.
Par la suite, les destinataires verront le message « Marked as Final » dans l’image ci-dessous lorsqu’ils ouvriront la présentation PowerPoint. Si les destinataires ferment ce message sans cliquer sur « Modifier quand même », la présentation restera en mode lecture seule.
Méthode 2. Définir un accès restreint pour protéger PowerPoint contre les modifications
Certains utilisateurs de PowerPoint pourront sélectionner une option « Accès restreint » pour limiter les autorisations de documents à la lecture seule. Toutefois, il ne s’agit pas d’une fonctionnalité d’Office entièrement universelle, car elle nécessite l’installation et l’activation du Service Pack 1 du client Windows Rights Management Services (RMS). Toutefois, si vous disposez d’un abonnement Office dont la gestion des droits d’information (IRM) est activée, vous pouvez restreindre les autorisations de présentation avec cette option. Voici comment verrouiller l’édition d’une présentation PowerPoint avec l’option « Accès restreint ».
Étape 1 : Tout d’abord, cliquez sur Fichier dans PowerPoint.
Étape 2 : Sélectionnez « Info » pour cliquer sur le bouton « Protéger la présentation ».
Étape 3 : Sélectionnez ensuite l’option « Restriction d’accès » indiquée directement en dessous si elle est disponible.
Étape 4 : Cliquez sur « Accès restreint » pour ouvrir une fenêtre de permissions comme celle qui suit.
Étape 5 : Cochez la case « Restreindre l’accès à ce document ».
Étape 6 : Cliquez ensuite sur « Lire » pour sélectionner une adresse électronique dans le carnet d’adresses de l’utilisateur auquel vous devez appliquer un accès restreint aux documents en lecture seule.
Étape 7 : Appuyez sur le bouton « OK ».
Méthode 3. Définissez un « mot de passe pour modifier » pour verrouiller un PowerPoint afin qu’il ne puisse pas être modifié.
Si vous voulez vous assurer qu’un destinataire de la présentation ne pourra pas modifier un document de diaporama partagé, le mieux est d’appliquer un mot de passe de modification (d’édition) au fichier. Ce faisant, les destinataires avec lesquels vous partagez la présentation devront entrer un mot de passe pour la modifier. Toutefois, ils pourront toujours ouvrir le diaporama en mode lecture seule. Ainsi, l’application d’un mot de passe pour la modification est peut-être le moyen le plus sûr d’empêcher la modification d’un document. Voici comment protéger par mot de passe les documents PowerPoint contre la modification.
Étape 1 : tout d’abord, ouvrez le diaporama auquel vous souhaitez appliquer un mot de passe de modification dans PowerPoint.
Étape 2 : Cliquez sur l’onglet Fichier de PowerPoint en haut à gauche de l’application.
Étape 3 : Sélectionnez l’option « Enregistrer sous » dans l’onglet « Fichier ».
Étape 4 : choisissez un emplacement pour enregistrer la présentation.
Étape 5 : Cliquez sur le bouton « Outils » dans la fenêtre « Enregistrer sous » qui s’ouvre.
Étape 6 : Sélectionnez ensuite « Options générales » dans le menu pour ouvrir la fenêtre du mot de passe dans la capture d’écran ci-dessous.
Étape 7 : Tapez un mot de passe dans la zone de texte Mot de passe à modifier.
Étape 8 : Cliquez sur « OK » pour ouvrir une fenêtre de confirmation du mot de passe.
Étape 9 : Ensuite, tapez votre mot de passe dans la case Reenter password to password to modify.
Étape 10 : Sélectionnez l’option « OK » dans la fenêtre Confirmer le mot de passe.
Étape 11 : Ensuite, cliquez sur l’option « Enregistrer ».
Par la suite, le document PowerPoint auquel vous avez appliqué un mot de passe d’édition aura une fenêtre Mot de passe qui s’ouvrira à chaque fois qu’il sera ouvert. Cette fenêtre comprend une option « Lecture seule » que les destinataires peuvent sélectionner pour visualiser le document. Vous pouvez saisir le mot de passe de la présentation dans la zone de texte pour le modifier.
Méthode 4. Enregistrer la présentation PowerPoint avec un format PPSX
PPSX est un format de fichier PowerPoint en lecture seule. Les présentations enregistrées au format in sont des documents non modifiables. Ainsi, l’enregistrement d’un diaporama PowerPoint au format PPSX est un autre moyen de le protéger contre les modifications. Toutefois, il ne s’agit pas d’une méthode entièrement sûre, car les destinataires peuvent utiliser des outils de conversion pour transformer le format d’une présentation en un format PPT modifiable. Voici comment verrouiller la modification d’une présentation PowerPoint en l’enregistrant au format PPSX.
Étape 1 : Ouvrez une présentation à enregistrer avec un format de fichier différent dans PowerPoint.
Étape 2 : Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de PowerPoint.
Étape 3 : Sélectionnez l’option « Enregistrer sous ».
Étape 4 : Cliquez ensuite sur « Parcourir » pour ouvrir une fenêtre Enregistrer sous.
Étape 5 : Cliquez sur le menu déroulant « Enregistrer sous type ».
Étape 6 : Sélectionnez l’option « PowerPoint Show (*.ppsx) » dans le menu déroulant.
Étape 7 : Choisissez un dossier dans lequel enregistrer le fichier.
Étape 8 : Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder la présentation avec le format PPSX sélectionné.
Méthode 5 : Sélectionner l’option d’attribut de fichier en lecture seule
Outre les options de protection de PowerPoint, vous pouvez également sélectionner un paramètre « Lecture seule » dans l’Explorateur de fichiers pour les fichiers PowerPoint et d’autres types de documents. Si vous choisissez d’appliquer l’attribut « lecture seule » à un fichier, vous ne pourrez pas y écrire. Ainsi, une présentation avec un attribut de lecture seule est un fichier non modifiable. Voici comment verrouiller un fichier PowerPoint afin qu’il ne puisse pas être modifié en sélectionnant le paramètre d’attribut « Lecture seule ».
Étape 1 : Pour lancer l’Explorateur de fichiers, appuyez sur les touches Windows et E en même temps.
Étape 2 : Ouvrez un dossier qui contient une présentation PowerPoint.
Étape 3 : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier de diaporama PowerPoint et sélectionnez « Propriétés » dans son menu contextuel.
Étape 4 : Cochez ensuite la case « Lecture seule ».
Étape 5 : Appuyez sur le bouton « Appliquer » pour enregistrer le nouveau paramètre d’attribut de fichier.
Étape 6 : Cliquez sur « OK » pour fermer la fenêtre des propriétés.
Méthode 6 : Convertir un PPT PowerPoint éditable au format PDF
Une autre façon de protéger une présentation PowerPoint contre les modifications est de la convertir au format PDF. Le PDF est un format de document universel non modifiable que les utilisateurs peuvent ouvrir avec des visionneuses et des navigateurs PDF. Une chose à noter est qu’une présentation ne sera pas strictement un diaporama en Portable Document Format. Toutefois, les destinataires pourront toujours voir et lire toutes les diapositives de la présentation dans les pages du document PDF.
Vous pouvez convertir les fichiers PPT en alternatives PDF avec l’application web gratuite Online2PDF comme suit.
Étape 1 : Ouvrez l’application Web Online2PDF dans votre navigateur.
Étape 2 : Cliquez sur le bouton « Sélectionner les fichiers ».
Étape 3 : Choisissez un fichier PowerPoint à convertir, et cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
Étape 4 : Appuyez sur le bouton « Convertir » pour lancer la conversion.
Étape 4 : Sélectionnez ensuite un dossier dans lequel télécharger le PDF, puis cliquez sur l’option « Enregistrer ».
FAQ sur la modification de la protection dans PowerPoint
L’application Web PowerPoint dispose-t-elle des mêmes fonctions de protection que les applications de bureau PowerPoint ?
Non, l’application Web PowerPoint ne comporte pas de bouton « Protéger la présentation » comme ses alternatives logicielles de bureau. Toutefois, les utilisateurs de l’application Web PowerPoint peuvent sélectionner un paramètre « Télécharger en PDF » pour enregistrer une présentation dans un format PDF non modifiable. En outre, il existe une option de partage « Embed » dans l’application Web PP que vous pouvez sélectionner pour incorporer des présentations non modifiables sur des blogs et des sites Web.
À quelles versions de bureau de PowerPoint les fonctions de protection de l’édition susmentionnées s’appliquent-elles ?
Les méthodes de protection des présentations ci-dessus s’appliquent principalement aux applications PowerPoint datant de 2010.
Un mot de passe d’édition est-il le même que celui d’un document crypté ?
Non, un mot de passe d’édition n’est pas le même car il ne bloque pas complètement l’ouverture des documents. Les utilisateurs peuvent toujours ouvrir les documents sans saisir de mot de passe d’édition, mais ils ne peuvent pas modifier les présentations. Les mots de passe des documents chiffrés empêchent les utilisateurs d’ouvrir les fichiers.
PowerPoint comprend-il une option intégrée de « lecture seule » ?
Oui, vous pouvez sélectionner une option « Toujours ouvrir en lecture seule » dans le menu déroulant du bouton « Protéger la présentation ». Toutefois, cette option n’est pas très différente du paramètre « Marquer comme définitif », car les utilisateurs peuvent toujours cliquer sur le bouton « Modifier quand même » sur le message jaune. Par conséquent, le paramètre d’attribut de fichier « Lecture seule » de l’explorateur de fichiers est une alternative plus sûre.
Puis-je supprimer les restrictions d’un fichier PowerPoint pour lequel j’ai oublié mon mot de passe d’édition ?
Il existe de nombreux logiciels tiers qui permettent aux utilisateurs de supprimer les restrictions d’édition des fichiers. Par exemple, vous pouvez utiliser Passper for PowerPoint pour récupérer un mot de passe d’édition ou supprimer toutes les restrictions appliquées à une présentation.
Lire la suite : Les meilleurs outils de récupération de mot de passe PPT
Conclusion
Vous disposez donc de six méthodes différentes pour protéger les diaporamas PowerPoint que vous partagez avec vos collègues. La plupart de ces méthodes sont principalement destinées à protéger les présentations contre les modifications accidentelles et ne sont pas nécessairement censées constituer des blocs d’édition totalement étanches. Les méthodes trois et deux sont les moyens les plus sûrs d’empêcher les utilisateurs de modifier les présentations PowerPoint partagées, mais elles ne sont pas aussi simples à contourner.
