Lorsque vous partagez un document avec d’autres personnes, vous leur permettez également de le modifier. Cependant, sans les outils appropriés et la structure organisationnelle en place, cela peut compliquer les choses. Chaque personne peut apporter des modifications différentes de diverses manières, créant ainsi différentes itérations du même document initial. Bonne chance pour donner un sens à tous les montages et les combiner dans un fichier final.
C’est pourquoi vous pourriez être intéressé par la façon de rendre un document Word en lecture seule afin de limiter les modifications potentielles. Cela n’empêchera pas les autres de copier votre document. Néanmoins, cela permettra au moins de communiquer votre intention de ne pas modifier votre document. Heureusement, il y a plus d’une façon de le faire. Voyons comment.
Apprenez à protéger un document Word par un mot de passe et à modifier un document Word en lecture seule si nécessaire.
Méthode 1 : Rendre un document Word en lecture seule en restreignant l’édition
Word vous permet de restreindre si et comment les autres peuvent modifier un document. Vous pouvez tirer parti de cette fonctionnalité pour faire en sorte qu’un document Word soit en lecture seule.
Étape 1. Ouvrez votre document dans Word. Passez à l’onglet Option de révision.
Étape 2. Cliquez sur « Restreindre l’édition ». En fonction de la taille de la fenêtre de Word sur votre écran, vous pouvez voir « Restreindre l’édition » soit sur la barre d’outils principale, soit comme une sous-entrée de « Protéger ».
Étape 3. Les options permettant de restreindre l’édition apparaîtront sur la droite de votre document sous la forme d’un panneau latéral.
Étape 4. Cochez « Autoriser uniquement ce type d’édition dans le document : » pour l’activer. Ensuite, assurez-vous que l’option « Aucune modification (lecture seule) » est sélectionnée dans le menu déroulant situé juste en dessous.
Étape 5. Si elle n’est pas visible, redimensionnez la fenêtre de Word verticalement ou faites défiler le panneau vers le bas pour trouver « 3. Démarrer l’exécution ». Cliquez sur le bouton « Oui, commencer à appliquer la protection » situé en dessous pour « verrouiller » votre document Word de cette manière.
Étape 6. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un mot de passe lorsqu’on vous le demande. Toutefois, comme Word le fera remarquer, l’ajout d’un mot de passe ne sécurise pas totalement votre fichier. Les utilisateurs malveillants pourront toujours modifier le fichier manuellement pour supprimer le mot de passe. Avec les documents Word, vous ne devriez pas considérer un mot de passe comme une solution de sécurité. Traitez-le plutôt comme une note quelque peu restrictive à l’intention des autres, leur indiquant que vous apprécieriez qu’ils ne modifient pas le contenu de votre document.
Lorsqu’un utilisateur tente d’ouvrir votre document après l’avoir protégé de cette manière, il est informé qu’il est protégé contre toute modification involontaire et qu’il ne peut que le visualiser.
Méthode 2 : Faire d’un document Word un document en lecture seule en utilisant les outils « Enregistrer sous ».
Un autre moyen de rendre un document Word en lecture seule et de le protéger contre les modifications consiste à utiliser les options des outils, accessibles lors de l’enregistrement.
Étape 1. Rendez-vous dans le menu Fichier et, de là, choisissez Enregistrer sous dans la liste de gauche.
Étape 2. Word vous indiquera des emplacements prédéfinis et des dossiers suggérés pour le stockage de votre document. Cliquez sur Parcourir pour accéder à la boîte de dialogue Enregistrer sous.
Étape 3. Ignorez tout et portez votre attention sur le petit menu déroulant « Outils » situé à gauche du bouton Enregistrer.
Étape 4. Cliquez sur Outils et choisissez « Options générales… ».
Étape 5. La fenêtre Options générales vous permet de protéger votre document de plusieurs façons. L’option dont vous avez besoin pour enregistrer votre document Word en lecture seule est judicieusement nommée « Lecture seule recommandée ». Activez-la en la cochant. Ensuite, cliquez sur le bouton OK pour accepter les modifications et fermer cette fenêtre.
Étape 6. Lorsque vous êtes de retour à la fenêtre Enregistrer sous, vous avez deux options. Cliquez sur Enregistrer pour que votre version active et ouverte du document soit en lecture seule. Par ailleurs, en saisissant un nom de fichier différent, vous pouvez garder votre document actuel modifiable et enregistrer une deuxième copie en lecture seule pour la partager avec d’autres personnes.
Si quelqu’un essaie ensuite d’ouvrir votre document en lecture seule, il sera informé que vous souhaitez qu’il l’ouvre en lecture seule. Toutefois, ils auront également la possibilité d’ignorer votre suggestion et de modifier le document.
Méthode 3 : Réglez le document Word pour qu’il s’ouvre toujours en lecture seule.
Pour prouver que l’interface utilisateur Office de Microsoft est inutilement compliquée, il existe un moyen encore plus simple de faire exactement la même chose que ce que nous venons de voir ci-dessus. Vous pouvez rendre un document Word en lecture seule en trois clics seulement. Toutefois, de cette façon, vous n’avez pas accès à la totalité de la boîte de dialogue Enregistrer sous et aux options supplémentaires utiles qu’elle offre.
Étape 1. Visitez le menu Fichier, et si vous n’y êtes pas déjà, allez à sa page d’informations par défaut. Cliquez sur Protéger le document.
Étape 2. Word vous propose de nombreux moyens de protéger votre document Word. L’option la plus rapide et la plus simple consiste à choisir la première entrée de cette liste, « Toujours ouvrir en lecture seule ».
Méthode 4 : Marquer le document comme final pour rendre un document Word en lecture seule
Comment est-il possible d’enregistrer un document World en lecture seule sans faire cela ? Simple : en exploitant la logique et le raisonnement de base !
Vous voyez, outre ses diverses options qui vous permettent de rendre un document Word en lecture seule, Word vous permet également de le marquer comme définitif. Étant donné que le terme « final » signifie « déjà édité du mieux possible et prêt à être publié », il est inutile de procéder à d’autres révisions. Ainsi, Word traite les finales presque comme des documents en lecture seule, en supprimant la possibilité de les modifier.
Étape 1. Pour marquer votre document Word comme définitif, rendez-vous dans le menu Fichier. Sur sa page d’information, cliquez sur « Protéger le document ». Choisissez « Marquer comme final » dans la liste d’options qui apparaîtra directement en dessous.
Étape 2. Word vous informe que « Ce document sera marqué comme final et ensuite enregistré ». Cliquez sur OK pour continuer.
Étape 3. La page d’information de Word sera mise à jour pour indiquer que votre document est protégé.
Lorsque quelqu’un ouvre le document protégé, Word mentionne qu’il est « marqué comme final » pour le décourager d’essayer de le modifier. Cependant, ils auront toujours la possibilité de « Modifier de toute façon » s’ils le souhaitent.
Méthode 5 : Protéger le document Word avec un mot de passe
L’une des meilleures façons de marquer un document Word comme étant en lecture seule est d’utiliser un mot de passe. Sans ce mot de passe, aucune modification ne sera possible.
Étape 1. Comme précédemment, rendez-vous dans le menu Fichier et choisissez « Enregistrer sous » dans la liste de gauche. Ensuite, cliquez sur « Parcourir ».
Étape 2. Encore une fois, cliquez sur le menu déroulant « Outils » avant le bouton « Enregistrer », et choisissez « Options générales… ».
Étape 3. Cette fois, saisissez un mot de passe dans le champ « Mot de passe à modifier » sous « Options de partage de fichiers pour ce document ».
Étape 4. Après avoir cliqué sur OK, Word vous demandera de retaper le mot de passe afin de vous assurer que vous ne serez pas exclu de votre propre document à cause d’une faute de frappe.
Étape 5. Word n’enregistre pas automatiquement le nouveau fichier protégé par mot de passe. Vous devrez soit écraser le fichier existant avec l’instance active, soit l’enregistrer sous un nouveau nom pour créer une copie protégée.
Lorsque quelqu’un ouvrira votre document à l’avenir, il lui sera demandé de saisir un mot de passe s’il veut le modifier. Sans le mot de passe, le fichier ne sera accessible qu’en lecture seule.
Méthode 6 : Modifier les propriétés du fichier
Les applications de la suite Office de Microsoft et leurs formats officiels sont aujourd’hui considérés comme la norme dans leur domaine. Leur popularité signifie également que les solutions tierces s’efforcent d’offrir une compatibilité avec elles. Ainsi, des formats comme Doc et DocX sont également accessibles et modifiables même si vous ne disposez pas d’Office de Microsoft. Par exemple, le classique Wordpad inclus dans toutes les versions de Windows n’est qu’une application parmi des dizaines d’autres qui permettent d’ouvrir et de modifier des fichiers Doc. Est-il possible, cependant, de rendre un document Word en lecture seule sans Word ?
Les documents Word sont de simples fichiers. Vous n’avez pas Word pour profiter des contrôles d’accès qu’il offre pour vos documents ? Comme alternative, vous pouvez marquer les fichiers eux-mêmes comme étant en lecture seule.
Étape 1. Exécutez votre gestionnaire de fichiers préféré – l’Explorateur de fichiers de Windows fera l’affaire si vous n’utilisez pas une solution tierce. Utilisez-le pour localiser le document Word que vous voulez protéger contre les modifications.
Étape 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre document Word et choisissez Propriétés dans le menu contextuel qui apparaît.
Étape 3. Restez en haut de la page Général de la fenêtre Propriétés du fichier qui s’affichera ensuite. Passez à « Attributs », près du bas de la fenêtre. Cochez la case juste avant » Lecture seule » pour l’activer.
Lorsque quelqu’un ouvrira votre document avec une application d’édition à l’avenir, il verra une indication « [Read-Only] » à côté de son titre. Même si le programme qu’ils utilisent leur permet de modifier votre document, ils ne pourront pas enregistrer les modifications. Du moins, pas sur le même dossier. Notez que rien ne les empêche de faire une copie modifiable, ou de supprimer le drapeau de lecture seule aussi facilement que vous l’avez activé.
FAQ sur la lecture seule dans un document Word
Question : Quel est le moyen le plus rapide et le plus simple de rendre un document Word en lecture seule ?
Réponse : Ouvrez votre document dans Word, choisissez Protéger le document dans le menu Fichier, puis « Toujours ouvrir en lecture seule ». Pour plus de détails, consultez notre troisième méthode ci-dessus.
Question : L’enregistrement d’un document Word en lecture seule le protège-t-il contre toute modification ultérieure ?
Réponse : Bien que le fichier en question soit protégé contre les modifications, rien n’empêche les autres de créer une nouvelle copie modifiable.
Question : Quelle est la meilleure façon d’enregistrer un document Word en lecture seule et d’empêcher les autres de le modifier ?
Réponse : Parmi toutes les options possibles, le moyen le plus sûr – et le plus restrictif – de protéger un document Word et de le rendre en lecture seule est d’utiliser un mot de passe. D’autres personnes pourront néanmoins y accéder et, si elles le souhaitent, en créer des copies modifiables. Toutes les méthodes que nous voyons ici sont censées aider à collaborer avec d’autres personnes. Ils ne sont pas des solutions pour protéger votre propriété intellectuelle. Pour cela, vous devrez vous tourner vers les solutions DRM.
Conclusion
Savoir comment protéger les documents Word contre la modification peut s’avérer utile lorsque vous collaborez avec d’autres personnes sur le même contenu.
Comme nous l’avons vu, il existe plusieurs façons d’enregistrer un document Word en lecture seule. Bien qu’ils aient tous un objectif commun, chacun suit un chemin différent pour l’atteindre. Pourtant, il est presque certain que vous trouverez parmi elles celle qui vous convient le mieux.
