Les personnes qui utilisent Microsoft Office à des fins professionnelles se servent souvent de feuilles de calcul Excel et de présentations PowerPoint pour créer des plans d’affaires, des budgets financiers, des horaires d’employés, etc. Cependant, ceux qui passent à Office à partir d’autres suites de productivité comme Apple iWork, Google Workspace ou Apache OpenOffice ne savent pas forcément comment ajouter leurs feuilles de calcul à leurs présentations.
Si vous êtes nouveau dans Office, vous serez surpris d’apprendre qu’il existe de nombreuses façons de convertir des feuilles de calcul Excel en diapositives PowerPoint. Même les utilisateurs actuels d’Office, après une recherche adéquate, peuvent trouver une nouvelle méthode pour ajouter une feuille de calcul à une diapositive de présentation existante. Des techniques classiques de copier-coller à l’utilisation d’un logiciel dédié à la conversation de fichiers, vous avez de nombreuses options à essayer. Examinons donc quelques-unes de ces différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour apprendre à convertir vos feuilles de calcul Excel en diapositives de présentation PowerPoint.
Méthode 1. Convertir une feuille de calcul Excel en diapositives PowerPoint avec un convertisseur Excel en PPT
La première méthode que nous allons aborder est assez simple. C’est peut-être la méthode la plus simple pour la plupart des gens qui ne veulent pas passer par de nombreuses étapes. Nous utiliserons un logiciel tiers pour convertir Excel en PPT. Alors, voyons ce que vous devez faire :
Étape 1. Téléchargez et installez PDFelement sur votre ordinateur. Une fois que vous avez terminé, lancez l’application et cliquez sur « Créer un PDF » comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.
Étape 2. Cela fera apparaître l’Explorateur de fichiers si vous êtes sous Windows ou le Finder si vous utilisez un Mac. Sélectionnez le fichier de feuille de calcul Excel que vous souhaitez convertir et cliquez sur « Ouvrir ».
Étape 3. PDFelement va maintenant convertir et ouvrir automatiquement la feuille de calcul comme un fichier PDF. Maintenant, allez dans la section « Convertir » de la barre de menu et cliquez sur « En PPT » (qui signifie « Présentation PowerPoint »).
Étape 4. L’Explorateur de fichiers s’ouvre à nouveau. Ici, vous pourrez voir que le type de fichier est défini sur .pptx, ce qui signifie qu’il s’agit d’un fichier de présentation PowerPoint. Cliquez sur « Enregistrer », et c’est tout.
C’est tout ce qu’il y a à faire. Vous pouvez maintenant ouvrir votre feuille de calcul à l’aide de Microsoft PowerPoint puisque le format est maintenant .pptx. Comme vous pouvez le constater, PDFelement permet de convertir très facilement des fichiers XLS en PPT.
Méthode 2. Copier et coller des données Excel dans PowerPoint
Cette méthode vous est peut-être déjà familière puisqu’il s’agit de la vieille méthode de copier-coller du contenu d’un document à un autre. Il s’agit sans doute du moyen le plus rapide de convertir vos feuilles de calcul Excel. Si vous ne connaissez pas la technique du copier-coller, suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1. Ouvrez le document Excel que vous souhaitez convertir, puis cliquez et faites glisser le curseur pour sélectionner la feuille de calcul. Une fois sélectionné, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Copier ». Vous copiez ainsi le contenu sélectionné dans votre presse-papiers.
Étape 2. Ensuite, lancez PowerPoint sur votre ordinateur et ouvrez une nouvelle présentation. Vous devez d’abord supprimer les cases Titre et Sous-titre. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’espace vide et choisissez « Mise en page ».
Étape 3. Cela fait apparaître un menu de mise en page des diapositives dans lequel vous pouvez modifier la mise en page de votre présentation. Double-cliquez sur « Blank » pour rendre la diapositive vide.
Étape 4. Maintenant, faites un clic droit n’importe où sur la diapositive et sélectionnez « Coller ».
Étape 5. La feuille de calcul sera collée mais peut parfois apparaître agrandie. Pour remédier à cela, sélectionnez un modèle préféré dans le panneau Designer situé à droite.
Étape 6. À ce stade, vous devez sauvegarder votre présentation. Cliquez sur « Fichier » dans la barre de menu.
Étape 7. Cliquez ensuite sur « Enregistrer sous » dans le volet de gauche et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez stocker votre fichier de présentation.
Et voilà. Cette méthode ne consiste pas exactement en une conversation de fichiers, mais en un déplacement des données de votre feuille de calcul Excel vers une diapositive de présentation PowerPoint, de manière native et sans aucun logiciel supplémentaire.
Méthode 3. Lier une feuille de calcul Excel à PowerPoint
Lier une feuille de calcul Excel à PowerPoint plutôt que de simplement copier-coller son contenu présente ses propres avantages. Tout d’abord, toutes les modifications que vous apportez à votre feuille de calcul après l’avoir liée à votre diapositive de présentation seront automatiquement mises à jour. Deuxièmement, comme les données Excel ne sont pas stockées dans les diapositives, la taille du fichier de la présentation PowerPoint n’est pas gonflée. Voyons les étapes nécessaires pour y parvenir :
Étape 1. Ouvrez PowerPoint et sélectionnez « Insert » dans la barre de menu. Maintenant, cliquez sur « Objet » situé dans la catégorie Texte, comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.
Étape 2. Cela lancera une nouvelle fenêtre dans PowerPoint. Sélectionnez l’option « Créer à partir d’un fichier » et cochez la case à côté de « Lien ». Cliquez maintenant sur « Parcourir » pour sélectionner la feuille de calcul Excel à l’aide de l’explorateur de fichiers. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour continuer.
Étape 3. Vous pourrez voir une image du contenu du fichier Excel dans votre diapositive de présentation. À ce stade, vous pouvez enregistrer votre présentation en cliquant simplement sur l’icône d’enregistrement située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre PowerPoint.
Notez que l’image de la feuille de calcul dans votre présentation n’est rien d’autre qu’un raccourci vers votre fichier Excel. En cliquant dessus, vous ouvrirez le fichier dans Microsoft Excel, où vous pourrez facilement apporter d’autres modifications. Lorsque vous apportez des modifications à une feuille de calcul, PowerPoint doit être ouvert pour permettre la mise à jour automatique du fichier lié.
Méthode 4. Lier une section de données Excel à PowerPoint
Cette méthode est en quelque sorte similaire à celle que nous venons d’évoquer ci-dessus en termes de fonctionnement, mais nous ne copierons qu’une partie des données de la feuille de calcul et la collerons sous forme de lien dans PowerPoint. Alors, sans plus attendre, commençons :
Étape 1. Tout d’abord, ouvrez le fichier Excel sur votre ordinateur et utilisez votre souris pour faire glisser et sélectionner la partie de la feuille de calcul que vous souhaitez lier. Une fois sélectionné, faites un clic droit et choisissez « Copier ».
Étape 2. Ensuite, ouvrez une présentation vierge dans PowerPoint et allez dans la section « Accueil » de la barre de menu. Ici, vous trouverez l’outil « Coller ». Cliquez dessus, puis choisissez « Collage spécial » dans le menu déroulant.
Étape 3. Une nouvelle fenêtre de dialogue s’ouvre avec les options de collage spécial. Sélectionnez l’option « Coller le lien » et cliquez sur « Microsoft Excel Spreadsheet Object ». Cliquez ensuite sur OK pour confirmer.
Étape 4. Le contenu que vous avez copié dans le presse-papiers de votre feuille de calcul Excel sera collé dans votre diapositive de présentation. Utilisez l’option de sauvegarde située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur.
Comme pour la méthode 3, vous pouvez cliquer sur l’image dans la présentation pour ouvrir Microsoft Excel et apporter les modifications nécessaires si besoin est. Les mises à jour apparaîtront dans le fichier de présentation presque immédiatement.
Méthode 5. Intégrer une feuille de calcul Excel dans PowerPoint
L’incorporation d’une feuille de calcul Excel diffère de la liaison à plusieurs égards. Pour commencer, toute modification que vous apportez aux données Excel stockées dans votre diapositive de présentation ne sera pas mise à jour dans le fichier Excel d’origine et vice versa. Contrairement à la liaison, les données Excel sont stockées localement dans le fichier PowerPoint et peuvent augmenter la taille du fichier. Voici ce que vous devez faire pour intégrer une feuille de calcul :
Étape 1. Vous devez d’abord mettre en évidence et sélectionner le contenu que vous souhaitez intégrer dans votre fichier Excel. Utilisez le raccourci clavier Ctrl+C une fois sélectionné ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Copier ».
Étape 2. Ensuite, lancez PowerPoint et ouvrez une nouvelle présentation vierge. Faites un clic droit n’importe où sur la diapositive vide pour accéder aux options de collage. Ici, cliquez sur l’icône du milieu comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous. Il s’agit de l’outil d’intégration.
En passant la souris sur les options de collage, vous obtiendrez un aperçu de ce à quoi ressemblera le contenu collé. En cliquant dessus, vous collerez le contenu. Une fois collé, il ne vous reste plus qu’à enregistrer le fichier de présentation comme nous l’avons fait dans les autres méthodes.
Méthode 6. Exportation d’Excel vers PowerPoint sous forme d’images
Vous avez une feuille de calcul complexe remplie de graphiques, de tableaux et d’autres données ? Dans ce cas, vous pouvez essayer cette méthode qui consiste à importer votre document Excel dans PowerPoint sous forme de fichier image. En général, lorsque vous essayez d’exporter des feuilles de calcul Excel contenant des graphiques et des tableaux, vous risquez de rencontrer des problèmes de formatage dans PowerPoint. Ce problème peut être éliminé en utilisant cette technique d’exportation de fichier image. Voyons comment cela se passe :
Étape 1. Une fois que vous avez copié le contenu de votre fichier Excel dans le presse-papiers, ouvrez une présentation vierge dans PowerPoint et cliquez sur « Accueil » dans la barre de menu. Ensuite, cliquez sur « Coller » et sélectionnez « Collage spécial ».
Étape 2. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre dans l’application. Assurez-vous que l’option » Coller » est sélectionnée et choisissez le type » Image (métafichier amélioré) « pour obtenir la meilleure qualité. Cliquez sur OK pour coller la feuille de calcul en tant qu’image dans la diapositive.
Vous pouvez déplacer l’image de la feuille de calcul Excel comme vous le souhaitez, mais vous ne pouvez pas modifier les valeurs qu’elle contient à partir de PowerPoint puisqu’il s’agit simplement d’une image et non de la feuille de calcul réelle ou d’un lien vers celle-ci.
Méthode 7. Reproduire des graphiques et des tableaux dans PowerPoint
Celle-ci est différente des autres méthodes que nous venons d’aborder puisqu’il ne s’agit pas d’exporter la feuille de calcul Excel mais plutôt de reproduire les mêmes graphiques et tableaux dans PowerPoint. Si vous ne parvenez pas à exporter des données Excel telles que des tableaux et des graphiques sans problème de formatage, vous devrez les reproduire manuellement, surtout si vous ne voulez pas exporter le contenu sous forme de fichier image qui ne pourra pas être modifié ultérieurement. Voici ce que vous devrez faire :
Étape 1. Lancez une présentation vierge dans PowerPoint, sélectionnez « Insérer » dans la barre de menus et choisissez « Tableau ». Faites maintenant glisser le curseur de votre souris pour ajuster le nombre de lignes et de colonnes dont vous avez besoin dans le tableau et cliquez avec le bouton gauche de la souris pour insérer le tableau dans la diapositive.
Étape 2. Pour ajouter un graphique, sélectionnez « Graphique », qui se trouve avec les autres illustrations dans le même menu « Insertion ».
Étape 3. Cela devrait faire apparaître une fenêtre dédiée à la sélection des graphiques. Sélectionnez le type de graphique que vous souhaitez utiliser et qui correspond au graphique de votre feuille de calcul Excel, puis cliquez sur « OK ».
Étape 4. Une fois le graphique inséré, vous pouvez saisir vos valeurs Excel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le graphique et en choisissant « Modifier les données ».
Une fois ces valeurs ajoutées, vous pouvez importer le reste des données de la feuille de calcul avec lesquelles vous n’avez pas de problèmes de formatage en utilisant toutes les autres méthodes que nous avons couvertes ci-dessus, qu’il s’agisse de copier-coller, de lier ou d’intégrer le fichier Excel.
Bottomline
Qu’il s’agisse de l’utilisation d’un convertisseur Excel/PPT tiers ou de l’intégration d’une feuille de calcul complexe dans PowerPoint sous la forme d’un fichier image unique, il existe de nombreuses façons uniques d’ajouter vos données Excel à vos diapositives de présentation. Toutefois, vous serez surpris d’apprendre qu’il existe bien d’autres méthodes permettant de convertir des fichiers Excel en présentations PowerPoint. Par exemple, si vous ne voulez pas installer de logiciel supplémentaire sur votre appareil, vous pouvez utiliser des sites Web qui proposent la conversion en ligne de XLS en PPT.
Avec un peu de chance, vous avez pu exporter tout le contenu de vos fichiers Excel vers une présentation PowerPoint sans aucun problème de formatage. Avez-vous essayé toutes les méthodes ? Si oui, quelle méthode a le mieux fonctionné pour vous ? Avez-vous d’autres techniques de conversation ou d’exportation à partager avec nous ? N’hésitez pas à nous faire part de vos idées intéressantes et à exprimer vos opinions précieuses dans la section des commentaires ci-dessous.
